Rapportage is in de meeste bedrijven ingedeeld per afdeling, terwijl het werk door processen heen loopt. Sales kijkt naar orders, finance naar facturen, credit control naar openstaande posten. Alle drie kloppen ze, en samen missen ze de vraag die ertoe doet: waar blijft het liggen tussen die drie in? Axelio bouwt daarom langs vijf business-processen, samen op één consistent datamodel.
Waar het vastloopt
- Elke afdeling meet de eigen stap, niemand meet de overdracht
- Vijf rapporten leveren vijf definities van 'doorlooptijd' op
- Een verschil wordt een discussie over de definitie
- Dezelfde brondata wordt per rapport opnieuw uitgelezen
Wat dat oplevert
- Doorlooptijd per stap, dus de vertraging is zichtbaar waar hij ontstaat
- Eén definitie per begrip, over alle afdelingen heen
- Gedeelde dimensies, dus de cijfers sluiten over processen heen aan
- Het tweede proces kost minder dan het eerste: het fundament ligt er al
Order to Cash
Van order tot ontvangen betaling: orderverwerking, levering, facturatie, debiteuren en incasso.
Procure to Pay
Van inkoopaanvraag tot betaalde factuur: bestellen, ontvangen, drieweg-matching en betalen.
Plan to Produce
Van productieplanning tot nacalculatie: operaties, componenten, terugmeldingen en uitval.
Forecast to Fulfil
Van vraagvoorspelling tot geleverde order: aanvullen, voorraad, levertijden en leverbetrouwbaarheid.
Record to Report
Van grootboekmutatie tot jaarrekening en forecast: aansluiten, afsluiten, consolideren en plannen.
De eerste vier eindigen waar de vijfde begint. Order to Cash en Procure to Pay eindigen bij een betaling, Plan to Produce bij een nacalculatie, Forecast to Fulfil bij een voorraadwaarde. Alle vier landen ze in het grootboek, en daar begint Record to Report. Daarom komen crediteuren en debiteuren twee keer voor: als positie die aansluit op het grootboek in Record to Report, en als proces dat bestuurd wordt in de processen eromheen.
Een data product is één compleet datamodel voor één functioneel gebied: extractlogica, staging area, transformatie-mappings, feiten en dimensies, het Power BI semantisch model en voorbeeldrapportages. Geen sjabloon, maar werkende code. De vijf business-processen worden daaruit samengesteld. De kolommen 1 t/m 5 zijn de processen hierboven.
| Data product | Bevat | 1 | 2 | 3 | 4 | 5 |
|---|---|---|---|---|---|---|
| General Ledger | Accounts, grootboekmutaties, rapportageschema's, budgetten | |||||
| Accounts Receivable | Debiteuren openstaande posten | |||||
| Accounts Payable | Crediteuren openstaande posten | |||||
| Invoicing | Gefactureerde omzet | |||||
| Sales | Offertes, orderportefeuille, leveringen | |||||
| CRM | Verkoopkansen, activiteiten, accounts | |||||
| Purchase | Inkooporders, ontvangsten, inkoopfacturen | |||||
| Inventory | Voorraadstanden en transacties | |||||
| Production | Productieorders, operaties, componenten, terugmeldingen | |||||
| Master data | Gedeelde dimensies: artikel, klant, leverancier, entiteit, kalender, kostenplaats |
Lees de tabel twee keer. Van boven naar beneden staat er wat één proces nodig heeft. Van links naar rechts staat waar de besparing zit: Sales voedt proces 1 én 4, Purchase voedt 2 én 4, en master data voedt alle vijf. Bouw je het tweede proces, dan staat het fundament er grotendeels al.
Het framework telt elf data products. Twee daarvan, Projects en Service, horen niet bij deze vijf business-processen; die gaan over projectbesturing en servicemanagement, met eigen vragen.
Eén definitie per begrip
Omzet, marge, doorlooptijd en openstaande post zijn één keer gedefinieerd en worden door alle vijf gebruikt, zodat een verschil tussen twee rapporten een echt verschil is.
Het tweede proces is goedkoper
Extractie, staging, master data en beveiliging worden één keer gebouwd. Een volgend proces hergebruikt ze en voegt alleen de eigen feiten toe.
De overdracht wordt zichtbaar
Doordat aangrenzende processen hun feiten delen, is de stap tussen twee afdelingen meetbaar in plaats van een kwestie van mening.
Datasource-onafhankelijk
Compatibel met Dynamics BC, Dynamics AX/F&O, SAP, Infor LN/M3 en andere, op SQL Server, Databricks of Microsoft Fabric.
Kies het proces waar de pijn zit
Niet het makkelijkste. Het proces waarvan de maandrapportage de meeste handen kost, verdient zich het eerst terug.
Master data eerst bij meerdere entiteiten
Consolidatie staat of valt met gedeelde dimensies. Bij één administratie kan dit wachten, bij vier niet.
Dan het aangrenzende proces
Dat deelt data products met het eerste, dus het is goedkoper, en daar wordt de overdracht zichtbaar.
Record to Report sluit de cirkel
Staan de operationele processen er, dan is het aansluiten op het grootboek een kleine stap in plaats van een project.
Elk proces heeft een eigen sheet
Per proces is er een aparte sheet met de stappen, de KPI's, de technische USP's en een uitgewerkte businesscase.
Klein starten, later groeien
Eén proces op één platform is een volwaardige oplossing. Het framework draait gelijk op SQL Server, Databricks en Fabric.
Beveiliging is één keer geregeld
Row-level security en autorisatie zitten in het framework, niet per rapport, dus ze gelden over alle vijf de processen.